Dataskyddsbeskrivning av registret över säkerhetsutredningar

Dataskyddsbeskrivning i enlighet med 22 § i lagen om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten (1054/2018).


1. Namnet på registret

2. Personuppgiftsansvarig

3. Kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvarige och dataskyddsombudet

4. Övriga kontaktuppgifter

5. Syftet med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

6. Registrets datainnehåll

7. Regelmässiga informationskällor

8. Förvaringstid för personuppgifter

9. Utlämnande av uppgifter och uppgifternas mottagare

10. Rätt att få information om säkerhetsutredning

11. Åtkomst till personuppgifter, rättelse, utplåning och begränsning av behandlingen

12. Rätt att lämna in en begäran om åtgärder till dataombudsmannen

1. Namnet på registret

Registret över säkerhetsutredningar.

2. Personuppgiftsansvarig

De gemensamt personuppgiftsansvariga för registret över säkerhetsutredningar är Skyddspolisen och huvudstaben.

Huvudstaben svarar för den personuppgiftsansvariges skyldigheter om de personuppgifter som behandlas avser den som utredningen gäller och denne arbetar eller kommer att arbeta inom Försvarsmakten eller sköter ett uppdrag på förordnande av Försvarsmakten eller om säkerhetsutredningen hänför sig till verksamhet eller upphandling inom Försvarsmakten. Skyddspolisen svarar för den personuppgiftsansvariges skyldigheter om de personuppgifter som behandlas avser övriga som utredningen gäller.

Registret över säkerhetsutredningar används därtill av och uppgifter i registret införs även av den nationella säkerhetsmyndigheten dvs. utrikesministeriets NSA-funktion samt Transport- och kommunikationsverket Traficom.

De tillämpade lagrummen:

  • Säkerhetsutredningslag 48 och 48 a §

3. Kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvarige och dataskyddsombudet

Skyddspolisen
Postadress: PB 151, 00121 Helsingfors
Besöksadress: Skatuddskajen 3, Helsingfors
Telefon: 0295 480 131 (växel) 
E-post: kirjaamo(at)supo.fi 

Skicka krypterade meddelanden securemail.supo.fi och till mottagaren kirjaamo(at)supo.fi

Försvarsmaktens huvudstab
Postadress: PB 919, 00131 Helsingfors
Besöksadress: Fabiansgatan 2, 00131 Helsingfors
Telefon: 02299 800 (växel) 
E-post: kirjaamo.pe(at)mil.fi 

4. Övriga kontaktuppgifter

Nationella säkerhetsmyndigheten 
Telefon: 0295 16001 (växel)
E-post: nsa(at)gov.fi, [email protected] 

Transport- och kommunikationsverket Traficom
Telefon: 0295 345000 (växel)
E-post: kirjaamo(at)traficom.fi

5. Syftet med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Syftet med säkerhetsutredningslagen är att främja möjligheterna att förebygga verksamhet som kan medföra skada för statens säkerhet, försvaret, Finlands internationella förbindelser, den allmänna säkerheten eller något annat med dessa jämförbart allmänt intresse eller enskilda ekonomiska intressen av synnerligen stor betydelse eller säkerhetsarrangemang för skyddet av dessa intressen.

För utförandet av säkerhetsutredningar, för undvikande av onödiga säkerhetsutredningar, för att uppgifter ska kunna förmedlas mellan de behöriga myndigheterna samt för att tillförlitligheten och oförvitligheten hos dem som utredningarna gäller ska kunna kontrolleras ska det föras ett register över säkerhetsutredningar. 

Bestämmelser om Skyddspolisens och huvudstabens behandling av personuppgifter i registret över säkerhetsutredningar finns i lagen om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten (1054/2018). Bestämmelser om behandling av personuppgifter som andra myndigheter utför finns i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning) och i dataskyddslagen (1050/2018).

De tillämpade lagrummen:

  • Säkerhetsutredningslag (726/2014) 1, 2 och 48 §

6. Registrets datainnehåll

I registret över säkerhetsutredningar får, av de uppgifter som gäller personens identitet, införas

  • personbeteckning 
  • tidigare personbeteckning
  • födelsedatum
  • efternamn, förnamn och namnändringar
  • födelsekommun
  • födelsestat
  • modersmål
  • nuvarande medborgarskap
  • tidigare medborgarskap
  • avsaknad av medborgarskap
  • tidigare och nuvarande tillfälliga och stadigvarande adressuppgifter i Finland och utomlands samt kontaktadress
  • uppgift om spärrmarkering
  • telefonnummer
  • e-postadress
  • uppgifter om utbildning 
  • tidigare och nuvarande tjänste- eller arbetsuppdrag samt uppgifter om näringsidkande
  • arbetsgivare
  • familje- och släktskapsförhållanden 
  • uppgifter som beskriver förmögenhet, ägarskap och andra ekonomiska bindningar
  • utländska bindningar
  • UMA-kundnummer 
  • uppgifter om resedokument

I registret över säkerhetsutredningar får även sparas uppgifter som är nödvändiga för att göra en säkerhetsutredning, att meddela säkerhetsutredningens slutresultat, att följa upp oförvitlighet och pålitlighet, att utfärda och återkalla ett intyg över säkerhetsutredning eller för att följa internationella förpliktelser som gäller informationssäkerhet.

Uppgifter i skyddspolisens informationssystem, i andra staters informationssystem som motsvarar skyddspolisens informationssystem, i huvudstabens säkerhetsdataregister vid försvarsmakten och i anmälningar som centralkriminalpolisen gjort får användas för att göra en säkerhetsutredning av person, men uppgifterna sparas inte i registret över säkerhetsutredningar.  

Uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter behandlas i registret över säkerhetsutredningar endast när de är nödvändiga med tanke på registrets användningsändamål.

De tillämpade lagrummen:

  • Säkerhetsutredningslag (726/2014) 17, 23, 25 - 28, 31, 35 och 37 §
  • Lag om internationella förpliktelser som gäller informationssäkerhet (588/2004) 14 §
  • Lag om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten (1054/2018) 11 §

7. Regelmässiga informationskällor

Beroende på utredningens omfattning, arbetsuppgiften i fråga och den som ansökt om utredning kan registerkontroller vid utredningen göras i följande informationskällor och -system: 

  • befolkningsdatasystemet;
  • straffregistret och näringsförbudsregistret samt bötesregistrets uppgifter om bötesstraff;
  • det i justitieförvaltningens riksomfattande informationssystem ingående rikssystemet för behandling av diarie- och ärendehanteringsuppgifter bland uppgifterna om brottmål som är eller har varit föremål för åtalsprövning eller i registret över avgöranden och meddelanden om avgöranden bland uppgifterna om avgöranden i brottmål;
  • polisens personregister som innehåller sådana uppgifter som avses i 5 § 1 och 2 mom., 6 och 11 §, 12 § 1 mom., 48 § 1 mom. och 49 § i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (616/2019);
  • register som förs av myndigheter i en annan stat och som motsvarar de ovannämnda registren enligt 25 § 1 mom. 12 och 13 p. i säkerhetsutredningslagen;
  • det av huvudstaben förda registret för militärrättsvården och säkerhetsdataregistret;
  • Gränsbevakningsväsendets personregister som innehåller sådana uppgifter som avses i 7 §, 8 § 1 och 2 mom. och 9, 13 och 14 § i lagen om behandling av personuppgifter vid Gränsbevakningsväsendet (639/2019) och sådana uppgifter som behandlas för skötseln av tillsynsuppgifter enligt 15 § i den lagen;
  • uppgifter som avses i 7 § 1 och 2 mom. och 8 § i lagen om behandling av personuppgifter inom Tullen (650/2019);
  • register som gäller yrkesutövare eller näringsidkare samt deras handlingsbehörighet;
  • register som förs av en myndighet som övervakar i lag föreskriven verksamhet och vilka innehåller uppgifter om handlingsbehörigheten för ett företags ansvarsperson;
  • utlänningsregistret och visumregistret;
  • utsökningsregistret och kreditupplysningsregistret.

Den behöriga myndigheten får kontrollera de givna uppgifterna och för detta ändamål skaffa information:

  1. som ingår i Skatteförvaltningens offentliga beskattningsuppgifter;
  2. ur register som har inrättats för allmänt bruk och som innehåller offentliga uppgifter som beskriver bedrivande av näringsverksamhet eller egendom;
  3. från kreditinstitut och finansiella institut, om den som utredningen gäller har gett sitt tillstånd till det;
  4. för utredning av utländska bindningar från ett sådant land eller ett sådant internationellt organ från vilket den behöriga myndigheten i enlighet med internationella överenskommelser eller regelverk kan få information för utredningsförfarandet.

Därtill får användas anmälningar som centralkriminalpolisen gjort utifrån sådana uppgifter om persongrupper i polisens personregister som avses i 7 § 2 mom. i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet. 

De tillämpade lagrummen:

  • Säkerhetsutredningslag (726/2014) 17, 23, 25 - 28, 31, 35 och 37 §

8. Förvaringstid för personuppgifter

Uppgifterna om en registrerad avförs ur registret över säkerhetsutredningar senast tre år efter det att en ny motsvarande säkerhetsutredning har gjorts eller giltigheten för en säkerhetsutredning eller ett intyg över säkerhetsutredning har upphört eller de arbetsuppgifter för vilka säkerhetsutredningen gjordes har upphört eller intyget över säkerhetsutredning har återkallats.

De tillämpade lagrummen:

  • Säkerhetsutredningslag (726/2014) 49 §

9. Utlämnande av uppgifter och uppgifternas mottagare

I enlighet med säkerhetsutredningslagen utlämnas uppgifter till den som ansökt om säkerhetsutredning samt i samband med utövande av rätten till insyn till den som säkerhetsutredningen gäller.  

Skyddspolisen lämnar trots sekretessbestämmelserna med hjälp av teknisk anslutning uppgifter till huvudstaben i enlighet med 50 § 1 mom. i säkerhetsutredningslagen.

Skyddspolisen får, i enlighet med 50 § 2 mom. 1 - 4 p. och 4 mom. i säkerhetsutredningslagen, trots sekretessbestämmelserna på ett sätt som den godkänner med hjälp av teknisk anslutning lämna uppgifter ur registret över säkerhetsutredningar till en av republikens presidents kansli, av riksdagens kansli, av ett ministerium eller av ett ämbetsverk inom inrikesministeriets förvaltningsområde utsedd tjänsteman för att behovet att skaffa en säkerhetsutredning ska kunna bedömas.

Därutöver vidarebefordras uppgifter till tjänstemän som utsetts av republikens presidents kansli, av riksdagens kansli, av ett ministerium, av ett ämbetsverk inom inrikesministeriets  förvaltningsområde eller av försvarsmaktens truppförband, när uppgifterna behövs för bedömning av behovet att skaffa en säkerhetsutredning eller för behandling av vistelse- och besökstillstånd som avses i 15 § i lagen om försvarsmakten (551/2007). Med hjälp av teknisk anslutning lämnas även till centralkriminalpolisen uppgifter för att samköra dessa med uppgifterna om persongrupper som avses i 7 § 2 mom. i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet med tanke på de anmälningar som avses i 25 § 2 mom. i säkerhetsutredningslagen och med tanke på prövning i fråga om dem.

På utlämnande av personuppgifter till den nationella säkerhetsmyndigheten tillämpas bestämmelserna i lagen om internationella förpliktelser som gäller informationssäkerhet.

De tillämpade lagrummen:

  • Säkerhetsutredningslag (726/2014) 6, 41–47 och 50 §
  • Lag om internationella förpliktelser som gäller informationssäkerhet (588/2004) 11 och 17 §

10. Rätt att få information om säkerhetsutredning

En allmän förutsättning för att en säkerhetsutredning ska kunna genomföras är att den som utredningen gäller på förhand har gett sitt skriftliga samtycke till detta.

Den som ansökt om säkerhetsutredning ska informera den som utredningen gäller om utredningens resultat. Om utredningen har getts i skriftlig form, ska utredningen ges för påseende till den som utredningen gäller eller på begäran överlämnas i form av en kopia.

Var och en har rätt att få information av den behöriga myndigheten om huruvida det har gjorts en säkerhetsutredning om honom eller henne. Den som utredningen gäller, dvs. den registrerade, har rätt att av den behöriga myndigheten på begäran få de uppgifter som finns i utredningen. Begäran om insyn lämnas direkt till den myndighet som gjort säkerhetsutredningen (Skyddspolisen eller försvarsmaktens huvudstab, se kontaktuppgifter i punkt 3).

De tillämpade lagrummen:

  • Säkerhetsutredningslag (726/2014) 5 och 6 §

11. Åtkomst till personuppgifter, rättelse, utplåning och begränsning av behandlingen

Den registrerade har rätt att se vilka uppgifter om honom eller henne som förts in i registret över säkerhetsutredningar, så som föreskrivs i lagen om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten (23, 29 och 56 §), om rätten inte begränsas med stöd av 28 § i lagen.

Den registrerade har rätt att yrka att personuppgifter som rör den registrerade rättas, kompletteras eller utplånas eller att behandlingen av uppgifterna begränsas, så som föreskrivs i lagen om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten (25 §), om rätten inte begränsas med stöd av 28 § i lagen. 

Begäran om insyn gällande personuppgifter lämnas till Skyddspolisens registratorskontor (kontaktuppgifterna i punkt 3).

De tillämpade lagrummen:

  • Lag om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten (1054/2018) 23 - 26 och 28 - 29 §

12. Rätt att lämna in en begäran om åtgärder till dataombudsmannen

En registrerad har rätt att föra ett ärende till dataombudsmannen för behandling, om den registrerade anser att någon vid behandlingen av hans eller hennes personuppgifter bryter mot lagstiftningen gällande behandling av personuppgifter.

Kontaktuppgifter till dataombudsmannen: 
Dataombudsmannens byrå
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Telefon: 029 566 6700 (växel) 
E-post (registratorskontor): tietosuoja(at)om.fi

De tillämpade lagrummen:

  • Lag om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten (1054/2018) 56 §