Skyddspolisens beskrivning av handlingars offentlighet ger ledning för begäranden om information

1 Inledning

2 Informationslagren

3 Begäran om information

4 Avgiftsbelagda informationsprestationer i särskilda fall

1 Inledning

Beskrivning i syfte att genomföra handlingsoffentligheten 

Enligt 28 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) ska informationshanteringsenheter upprätthålla en beskrivning av hur handlingsoffentligheten genomförs (nedan beskrivning av handlingars offentlighet). Med hjälp av beskrivningen kan medborgarna bättre specificera sina begäranden om information på det sätt som förutsätts i 13 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999, nedan offentlighetslagen).

Beskrivningen av handlingars offentlighet ger en allmän bild av hur Skyddspolisens ärenderegister och informationshantering i samband med tjänsteproduktion är uppbyggda och i vilken omfattning uppgifterna behandlas. Beskrivningen innehåller de uppgifter i ärenderegistret och inom informationshanteringen i samband med tjänsteproduktion som är offentliga.

Av beskrivningen av handlingars offentlighet framgår vilka som är informationslagren är i Skyddspolisens ärenderegister och inom dess informationshantering i samband med tjänsteproduktion, vilka uppgifter som lagras i respektive informationslager och huruvida uppgifterna är öppet tillgängliga via ett tekniskt gränssnitt. Beskrivningen innehåller också information om sökvillkoren för att begära information och hur information kan begäras. 

Skyddspolisens ärenderegister och informationshantering i samband med tjänsteproduktion

Skyddspolisens ärenderegister är en logisk helhet med informationsinnehåll som beskriver hanteringen av Skyddspolisens uppdrag enligt polisförvaltningslagen (110/1992) och handläggningen av ärenden som öppnats för att sköta myndighetens stödprocesser. Ärenderegistret är ett register över väckta och inledda ärenden, deras handläggningsskeden, åtgärder samt handlingar eller andra uppgifter som hänför sig till åtgärderna. Uppgifter som hör till ärenderegistret ingår i Skyddspolisens ärendehanteringssystem, specialregister och informationsmaterial i tryckt form.

Behandlingen av personuppgifter i Skyddspolisens ärenderegister bygger på myndighetens lagfästa uppdrag, och personuppgifter samlas in och behandlas endast i den utsträckning som behövs för att myndigheten ska kunna utföra sina uppgifter.

Skyddspolisens ärenderegister och informationshantering i samband med tjänsteproduktion består av fem informationslager. De är informationslagren för ärendehantering, för publikationer, för operativ information, för uppgifter om säkerhetsutredningar och för arkivet.

Skyddspolisens informationslager i anslutning till ärenderegistret och informationshanteringen i samband med tjänsteproduktion är inte öppet tillgängliga via ett tekniskt gränssnitt. Ett undantag är de publikationer från Skyddspolisen som ingår i informationslagret för publikationer och som finns tillgängliga på myndighetens offentliga webbplats.

Informationslagren i ärenderegistret och inom informationshanteringen i samband med tjänsteproduktion beskrivs nedan separat för varje lager.

2 Informationslagren

Informationslagret för ärendehantering

Informationslagrets användningsändamål

Informationslagret för ärendehantering upprätthålls för att följa ärenden som handläggs vid Skyddspolisen.

Informationsmaterial

Informationslagret för ärendehantering innehåller både informationsmaterial som förvaras en viss utsatt tid och informationsmaterial som förvaras varaktigt. Materialet kan vara antingen offentligt eller sekretessbelagt. 

Informationslagret för ärendehantering innehåller följande uppgifter:

• ärendet, utförda handläggningsskeden, åtgärder och tillhörande handlingar samt metadata som beskriver dessa
• vem som inlett ärendet
• när handlingen inkommit eller upprättats
• eventuella beslutsåtgärder i ärendet och tillhörande handlingar.

Informationsmaterial som hänför sig till informationslagret för ärendehantering registreras i ärenderegistret. Informationsmaterialet i lagret överförs till informationslagret för arkivet i enlighet med informationsstyrningsplanen.

Som sökvillkor för informationsmaterialet går det att använda exempelvis ärendekoden, ärendets eller handlingens namn, typ av handling eller den som inlett ärendet.

Informationslagret för publikationer

Informationslagrets användningsändamål

Informationslagret för publikationer upprätthålls för administration av det informationsmaterial som uppkommer i Skyddspolisens publikationsverksamhet.

Informationsmaterial

Informationslagret för publikationer består av de publikationer och broschyrer i elektronisk och tryckt form som uppkommit i Skyddspolisens publikationsverksamhet. Informationsmaterialet innehåller både offentlig och sekretessbelagd information.

Informationslagret för publikationer innehåller följande metadata om publikationerna:

• publikationens titel
• publikationsuppgifter (utgivare, publikationsår)
• författare
• publikationsspråk
• layout
• ISBN-nummer.

Skyddspolisens publikationer och broschyrer registreras i ärenderegistret. 

Som sökvillkor för informationsmaterialet går det att använda exempelvis publikationens titel, ISBN-nummer eller publiceringsdatum. En del av materialet i lagret i fråga finns tillgängligt på myndighetens offentliga webbplats.

Informationslagret för operativ information

Informationslagrets användningsändamål

Informationslagret för operativ information upprätthålls för att Skyddspolisen ska kunna utföra sina uppgifter enligt 10 § i polisförvaltningslagen (110/1992). Lagret innehåller också sådana personuppgifter enligt 48 § i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (616/2019) som behövs för att Skyddspolisen ska kunna utföra sina uppgifter

Informationsmaterial

I informationslagret för operativ information behandlas det operativa informationsmaterial som uppkommer när Skyddspolisen utför sina uppgifter.

Informationslagret för uppgifter om säkerhetsutredningar

Informationslagrets användningsändamål

Informationslagret för uppgifter om säkerhetsutredningar upprätthålls för utförande av de uppgifter som anges i säkerhetsutredningslagen (726/2014). 

Informationsmaterial

I informationslagret för uppgifter om säkerhetsutredningar behandlas informationsmaterial som innehåller uppgifter om de organisationer som ansökt om att omfattas av förfarandet med säkerhetsutredning av person samt uppgifter om de personer och företag som varit föremål för en säkerhetsutredning enligt säkerhetsutredningslagen. 

I informationslagret för uppgifter om säkerhetsutredningar registreras de uppgifter som beskrivs i de följande avsnitten. Utöver dessa uppgifter får det i lagret föras in de uppgifter som behövs för att utföra en säkerhetsutredning, för att informera om resultatet av utredningen, för att kontrollera oförvitlighet och tillförlitlighet, för att bevilja och återkalla intyg över säkerhetsutredning och för att iakttaga internationella förpliktelser som gäller informationssäkerhet.

Informationsmaterial som hänför sig till informationslagret för uppgifter om säkerhetsutredningar registreras i registret över säkerhetsutredningar eller i ärenderegistret.

Som sökvillkor för informationsmaterialet går det att använda exempelvis ärendekod eller någon annan identifieringskod för ärendet, en organisations namn eller FO-nummer samt en persons fullständiga namn, personbeteckning och födelsetid.

Säkerhetsutredningar av person

Följande uppgifter registreras om säkerhetsutredningar som gäller personer:

• personbeteckning
• tidigare personbeteckning
• födelsetid
• efternamn, förnamn och namnändringar
• födelsehemkommun
• födelsestat
• modersmål
• nuvarande medborgarskap
• tidigare medborgarskap
• avsaknad av medborgarskap (statslöshet)
• tidigare eller nuvarande tillfälliga eller permanenta adressuppgifter i Finland och utomlands samt kontaktadress
• uppgift om spärrmarkering
• telefonnummer
• e-postadress
• uppgifter om utbildning
• tidigare och nuvarande tjänste- och arbetsuppdrag samt uppgifter om idkande av näring
• arbetsgivare
• familje- och släktskapsförhållanden
• uppgifter som beskriver förmögenhet, ägande och andra ekonomiska bindningar
• utländska bindningar
• kundnummer i utlänningsregistret (UMA, datasystemet för utlänningsfrågor)
• uppgifter om resedokument.

Uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter behandlas i informationslagret för uppgifter om säkerhetsutredningar bara när de behövs för det aktuella användningsändamålet.

Ansökan om att omfattas av förfarandet med säkerhetsutredning av person

Henkilöturvallisuusselvitysmenettelyn piiriin hakeutumisista tallennetaan seuraavat tiedot:

Följande uppgifter registreras om ansökningar om att omfattas av förfarandet med säkerhetsutredning av person:

• ärendet, utförda handläggningsskeden, åtgärder och tillhörande handlingar samt metadata som beskriver dessa
• vem som inlett ärendet
• när handlingen inkommit eller upprättats
• beslutsåtgärder i ärendet och tillhörande handlingar.

Säkerhetsutredningar av företag

Följande uppgifter registreras om säkerhetsutredningar som gäller företag:

• vem som inlett ärendet
• namn och andra identifieringsuppgifter på den som utredningen gäller
• kontaktuppgifter
• uppgifter om underleverantörer
• redogörelse för att förutsättningarna för en säkerhetsutredning av företag är uppfyllda
• uppgift om huruvida avsikten med säkerhetsutredningen gällande företaget är att visa att företaget når upp till en viss nivå på informationssäkerheten
• uppgift om huruvida en bedömning utförd av ett godkänt bedömningsorgan som avses i lagen om bedömningsorgan för informationssäkerhet har gjorts gällande företagets eller dess underleverantörs lokaler, informationssystem och andra säkerhetsarrangemang.

Informationslagret för arkivet

Informationslagrets användningsändamål

Informationslagret för arkivet upprätthålls för arkivering av de ärenden och handlingar som behandlats vid Skyddspolisen. 

Informationsmaterial

Informationslagret för arkivet består av informationsmaterial som förvaras i arkivet, och materialet används huvudsakligen för forskningsändamål. Materialet innehåller både offentlig och sekretessbelagd information.

Informationslagret för arkivet innehåller uppgifter om ärenden, utförda handläggningskeden, åtgärder och tillhörande handlingar samt metadata som beskriver dessa. Som sökvillkor i informationsmaterialet går det att använda exempelvis diarienummer, namn på ärendet, handlingen eller personen, typ av handling eller den som inlett ärendet.

3 Begäran om information

Offentlighetsprincipen och sekretessgrunder

Enligt offentlighetsprincipen (12 § 2 mom. i Finlands grundlag (721/1999) och 1 § i offentlighetslagen) är myndighetshandlingar i princip offentliga, om inte deras offentlighet särskilt begränsats genom lag. Var och en har rätt att ta del av offentliga handlingar. 

De viktigaste grunderna för sekretess i fråga om myndighetshandlingar räknas upp i 24 § i offentlighetslagen. Sekretessgrunder ingår dessutom i speciallagstiftning, såsom lagen om internationella förpliktelser som gäller informationssäkerhet (588/2004). Handlingarnas offentlighet kan begränsas bland annat på grunder som hänför sig till upprätthållandet av statens säkerhet och till människornas privatliv. Det är kännetecknande för Skyddspolisen att dess informationslager innehåller rikligt med sekretessbelagt informationsmaterial som gäller säkerhetsmyndigheternas verksamhet.

Inlämnande och handläggning av en begäran om information

Begäranden om information som riktas till Skyddspolisen bör ges in till registratorskontoret, där de registreras så att tidsfristerna kan följas. Registratorskontoret ser till att varje begäran om information går till rätt aktör inom organisationen. En begäran om information får vara fritt formulerad, men den ska så tydligt som möjligt specificera vilka handlingar begäran gäller.

Registratorskontorets kontaktuppgifter:

E-post: [email protected]  
Postadress: Skyddspolisen, PB 151, 00121 Helsingfors. 

Besluten om utlämnande av informationsmaterial fattas av Skyddspolisen.

4 Avgiftsbelagda informationsprestationer i särskilda fall

Skyddspolisen har fattat beslut (SUPO 1188/01.12.02.05/2023) om avgifter för informationsprestationer med stöd av 6 § i inrikesministeriets förordning om skyddspolisens av-giftsbelagda prestationer 2024 (1118/2023).

I samband med en begäran om handlingar som kräver särskilda åtgärder tas ut en avgift som motsvarar kostnaderna för att ta fram uppgifterna i enlighet med 34 § 2 mom. i of-fentlighetslagen. En sådan begäran om handlingar gäller på det sätt som avses i 13 § 1 mom. i offentlighetslagen informationsmaterial som inte kan specificeras och hittas i det dokumentregister som myndigheten för med hjälp av registrets dokumentklassificering el-ler handlingens signum eller med hjälp av sökfunktionerna för ett elektroniskt register. Av-giften för att ta fram uppgifter kan också tas ut för radering av sekretessbelagda uppgif-ter. Avgiften för att ta fram uppgifter räknas ut med timdebitering som grund.

Avgifter för informationsprestationer:

Avgiften för utlämnande av kopior och utskrifter är 0,60 euro per A4-sida. Ingen avgift tas ut om kopieringskostnaderna understiger 10 euro. 

Avgiften för att ta fram uppgifter är 40 euro per timme.