Vill din organisation bli säkerhetsutredningskund?

Skyddspolisen kan göra säkerhetsutredningar av personer endast för de företag som den godkänt för att omfattas av förfarandet med säkerhetsutredningar.

Säkerhetsutredningar görs endast för organisationer vars verksamhet kan påverka Finlands nationella säkerhet eller enskilda ekonomiska intressen av synnerligen stor betydelse. Säkerhetsutredningslagen (1 §) anger hurdan verksamhet säkerhetsutredningar kan gälla. 

Syftet med säkerhetsutredningar är att förebygga verksamhet som kan medföra skada för exempelvis den nationella säkerheten eller Finlands internationella förbindelser. Det kan finnas skäl att göra säkerhetsutredningar även i fråga om exempelvis privata aktörer som på ett betydande sätt påverkar landets ekonomi. 

Bara en organisation vars intressen skyddas kan ansöka om att bli säkerhetsutredningskund. Om exempelvis en myndighetsorganisation köper tjänster av en privat underleverantör, är det myndigheten som svarar för ansökan om säkerhetsutredning. Därför lönar det sig att försäkra sig om vem som egentligen ska ansöka om att bli säkerhetsutredningskund innan ansökan görs.

Hur gör jag för att komma igång? 

Om din organisation inte tidigare använt Skyddspolisens tjänster, men du vill låta göra säkerhetsutredningar av dina anställda, kontakta Skyddspolisen per e-post på [email protected].

Ange i korthet följande i e-postmeddelandet: 

  • organisationens namn och företags- eller organisationsnummer samt kontaktpersonens telefonnummer
  • organisationens verksamhetsområde och uppgift om hur verksamheten anknyter till de intressen som enligt säkerhetsutredningslagen (1 §) ska skyddas 
  • uppgift om huruvida syftet med säkerhetsutredningarna av personer är att skydda företagets egna uppgifter eller verksamhet eller företagskundernas uppgifter eller verksamhet.

Skyddspolisen kontaktar dig utifrån ditt e-postmeddelande.

Fyll i redogörelsen omsorgsfullt

När du fått svar från Skyddspolisen och officiellt vill ansöka om att din organisation ska omfattas av förfarandet med säkerhetsutredningar, ska du ge in en skriftlig redogörelse. Skyddspolisen ger närmare anvisningar om redogörelsen. 

Redogörelsen används som grund för bedömning av huruvida organisationen uppfyller villkoren i säkerhetsutredningslagen. Organisationen ska i redogörelsen ange hurdana med tanke på den nationella säkerheten skyddsvärda intressen organisationens verksamhet hänför sig till. Förutsättningarna för att bli antagen som säkerhetsutredningskund anges i säkerhetsutredningslagen (1 §), som det lönar sig att bekanta sig med när man bereder redogörelsen. 

Ange i ansökan också de arbetsuppgifter som organisationen vill utsträcka säkerhetsutredningsförfarandet till. Redogörelsen ska särskilt innehålla en noggrann beskrivning av den information eller de lokaler som ska skyddas och som således ligger till grund för ansökan om säkerhetsutredning. Utifrån de uppgifter du anger kan Skyddspolisen bedöma huruvida säkerhetsutredningar av personer kan göras i fråga om arbetsuppgifterna.

Redogörelsen är också en kartläggning av säkerhetsarrangemangen inom din organisation. Därför ombes du att noggrant beskriva exempelvis hur din organisation genom tekniska och andra åtgärder begränsat tillgången till den information som ska skyddas och sörjt för skyddet av lokaler och informationssystem. 

Även åtgärder som gäller informationssäkerhet är ytterst viktiga i dag. Vid ansökan ska du också svara på frågan hurdant ledningssystem ni har för att garantera säkerheten och hur personalen utbildats i behandlingen av information. 

Säkerhetsarrangemangen måste utredas i syfte att säkerställa att företaget använder säkerhetsutredningar av personer bara som en del av mer omfattande åtgärder för informationssäkerheten och inte i stället för dem. Enbart säkerhetsutredningar räcker inte för att garantera en organisations säkerhet, utan de kompletterar andra säkerhetsarrangemang. Det lönar sig att kontrollera den egna organisationens säkerhetsprocesser redan innan ansökan lämnas in. 

Hur framskrider processen när redogörelsen är klar?

Det lönar sig att fylla i ansökan omsorgsfullt, eftersom bristfälligt ifyllda ansökningar inte behandlas. Kunden ska lämna in alla uppgifter innan ärendet kan handläggas. Kom också ihåg att inkludera alla bilagor i redogörelsen. Skicka redogörelsen till adressen [email protected]

Beslutet fattas vanligen inom cirka 25 vardagar från det att alla behövliga uppgifter lämnats in till Skyddspolisen. Om några uppgifter saknas i ansökan, måste Skyddspolisen begära dem av din organisation. Detta fördröjer handläggningen. 

Du informeras av Skyddspolisen när ärendet har behandlats. Om din organisation har godkänts för säkerhetsutredningsförfarandet, får du närmare anvisningar om hur du ska ansöka om utredningar. 

Ett negativt beslut får inte överklagas. Det går emellertid att söka till förfarandet på nytt, om läget gällande din organisation förändras.