Suojelupoliisin asiakirjajulkisuuskuvaus ohjaa tietopyynnön tekemistä

1 Johdanto

2 Tietovarannot

3 Tietopyynnön tekeminen

4 Tietosuoritteiden maksullisuus erityistapauksissa

1 Johdanto

Kuvaus asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi 

Julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 § edellyttää, että tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta asiakirjajulkisuuden toteuttamisesta (jäljempänä asiakirjajulkisuuskuvaus). Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kansalaiset voivat yksilöidä paremmin tietopyyntönsä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, jäljempänä julkisuuslaki) 13 §:ssä edellytetyllä tavalla.

Asiakirjajulkisuuskuvaus antaa yleiskuvan siitä, miten Suojelupoliisin asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta on jäsentynyt, ja missä laajuudessa tietoja käsitellään. Kuvaus sisältää asiarekisterin ja palvelujen tiedonhallinnan ne tiedot, jotka ovat julkisia.

Asiakirjajulkisuuskuvauksesta ilmenee, mitkä ovat Suojelupoliisin asiarekisterin ja palvelujen tiedonhallinnan tietovarannot, mitä tietoja tietovarantoon tallennetaan, ja ovatko tiedot saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Kuvaus sisältää myös tiedon siitä, millä hakutekijöillä ja miten tietoja voi pyytää. 

Suojelupoliisin asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta

Suojelupoliisin asiarekisteri on looginen kokonaisuus, joka sisältää Suojelupoliisille poliisin hallinnosta annetussa laissa (110/1992) määriteltyjen tehtävien sekä viraston tukiprosessien hoitamisen myötä avattujen asioiden käsittelyä kuvaavat tiedot. Asiarekisteri on rekisteri vireille saapuneista tai laitetuista asioista, niiden käsittelyvaiheista, toimenpiteistä sekä toimenpiteisiin liittyvistä asiakirjoista tai muista tiedoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Suojelupoliisin asiankäsittelyjärjestelmään, erityisrekistereihin sekä paperimuotoisiin tietoaineistoihin.

Suojelupoliisin asiarekisterissä henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisiin tehtäviin, ja henkilötietoja kerätään ja käsitellään vain siinä määrin kuin se on tarpeellista viraston tehtävien toteuttamiseksi.

Suojelupoliisin asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta koostuvat viidestä tietovarannosta. Tietovarannot ovat asiankäsittelyn tietovaranto, julkaisutietovaranto, operatiivisten tietojen tietovaranto, turvallisuusselvitystietojen tietovaranto ja arkistotietovaranto.

Suojelupoliisin asiarekisteriin ja palvelujen tiedonhallintaan liittyvät tietovarannot eivät ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Poikkeuksena ovat ne julkaisutietovarantoon kuuluvat Suojelupoliisin julkaisut, jotka ovat saatavilla viraston julkisilla verkkosivuilla.

Asiarekisteriin ja palvelujen tiedonhallintaan sisältyviä tietovarantoja kuvataan jäljempänä tietovarantokohtaisesti.

2 Tietovarannot

Asiankäsittelyn tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus

Asiankäsittelyn tietovarantoa ylläpidetään Suojelupoliisissa käsiteltävänä olevien asioiden seurantaa varten. 

Tietoaineistot

Asiankäsittelyn tietovaranto sisältää sekä määräajan että pysyvästi säilytettäviä tietoaineistoja, jotka voivat olla joko julkisia tai salassa pidettäviä. 

Asiankäsittelyn tietovaranto sisältää seuraavat tiedot:

• Asia, asian käsittelyssä suoritetut käsittelyvaiheet, toimenpiteet ja niihin liittyvät asiakirjat sekä näitä kuvaavat metatiedot
• Asian vireillepanija
• Asiakirjan saapumis- tai laatimispäivä
• Asian mahdolliset päätöstoimenpiteet ja niihin liittyvät asiakirjat

Asiankäsittelyn tietovarantoon liittyvät tietoaineistot rekisteröidään asiarekisteriin. Tietovarannon tietoaineistot siirtyvät arkistotietovarantoon tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietoaineistojen hakutekijöinä voi käyttää esimerkiksi asiatunnusta, asian tai asiakirjan nimeä, asiakirjatyyppiä tai vireille panijaa.

Julkaisutietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus

Julkaisutietovarantoa ylläpidetään Suojelupoliisin julkaisutoiminnassa syntyvien tietoaineistojen hallinnointia varten.

Tietoaineistot

Julkaisutietovaranto koostuu Suojelupoliisin julkaisutoiminnassa syntyneistä sähköisessä ja paperisessa muodossa olevista julkaisuista ja esitteistä. Tietoaineistot sisältävät sekä julkista että salassa pidettävää tietoa.

Julkaisutietovaranto sisältää seuraavat julkaisujen metatiedot:

• Julkaisun nimeke
• Julkaisutiedot (julkaisija, julkaisuvuosi)
• Tekijät
• Julkaisun kieli
• Ulkoasu
• ISBN-numero

Suojelupoliisin julkaisut ja esitteet rekisteröidään asiarekisteriin. 

Tietoaineistojen hakutekijöinä voi käyttää esimerkiksi julkaisun nimeä, ISBN-numeroa tai julkaisuajankohtaa. Osa julkaisutietovarantoon kuuluvista aineistoista on saatavilla viraston julkisilla verkkosivuilla.

Operatiivisten tietojen tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus

Operatiivisten tietojen tietovarantoa ylläpidetään poliisin hallinnosta annetun lain (110/1992) 10 §:ssä Suojelupoliisille määriteltyjen tehtävien hoitamista varten. Tietovaranto sisältää myös henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain (616/2019) 48 §:n mukaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen Suojelupoliisin tehtävien suorittamisessa.

Tietoaineistot

Operatiivisten tietojen tietovarannossa käsitellään Suojelupoliisin tehtävien hoitamisessa syntyviä operatiivisia tietoaineistoja.

Turvallisuusselvitystietojen tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus

Turvallisuusselvitystietojen tietovarantoa ylläpidetään turvallisuusselvityslaissa (726/2014) määriteltyjen tehtävien hoitamista varten.

Tietoaineistot

Turvallisuusselvitystietojen tietovarannossa käsitellään tietoaineistoja, jotka sisältävät tietoa henkilöturvallisuusselvitysmenettelyyn piiriin hakeutuneista organisaatioista sekä tiedot henkilöistä ja yrityksistä, joista on tehty turvallisuusselvityslain mukainen turvallisuusselvitys. 

Turvallisuusselvitystietojen tietovarantoon rekisteröidään seuraavissa luvuissa kuvatut tiedot. Tietovarantoon saadaan ko. luvuissa kuvattujen tietojen lisäksi tallettaa turvallisuusselvityksen laatimisen, turvallisuusselvityksen lopputuloksen ilmoittamisen, nuhteettomuuden ja luotettavuuden seurannan, turvallisuusselvitystodistuksen myöntämisen ja sen peruuttamisen sekä kansainvälisten tietoturvallisuusvelvoitteiden noudattamisen kannalta tarpeellisia tietoja.

Turvallisuusselvitystietojen tietovarantoon liittyvät tietoaineistot rekisteröidään turvallisuusselvitysrekisteriin tai asiarekisteriin.

Tietoaineistojen hakutekijöinä voi käyttää esimerkiksi asiatunnusta tai muuta asian yksilöivää tunnistetta, organisaation nimeä, organisaation Y-tunnusta, henkilön koko nimeä, henkilöturvatunnusta ja syntymäaikaa.

Henkilöturvallisuusselvitykset

Henkilöturvallisuusselvityksistä tallennetaan seuraavat tiedot:

• Henkilötunnus
• Entinen henkilötunnus
• Syntymäaika
• Sukunimi, etunimi ja nimenmuutokset
• Syntymäkotikunta
• Syntymävaltio
• Äidinkieli
• Nykyiset kansalaisuudet
• Entiset kansalaisuudet
• Kansalaisuudettomuus
• Entiset tai nykyiset tilapäiset tai vakinaiset osoitetiedot Suomessa ja ulkomailla sekä yhteysosoite   
• Tieto turvakiellon olemassaolosta
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Koulutustiedot
• Entiset ja nykyiset virka- ja työtehtävät sekä tiedot elinkeinon harjoittamisesta
• Työnantaja
• Perhe- ja sukulaissuhteet
• Varallisuutta, omistuksia ja muita taloudellisia sidonnaisuuksia kuvaavat tiedot
• Ulkomaan sidonnaisuudet
• Ulkomaalaisrekisterin (UMA-tietojärjestelmä) asiakasnumero
• Matkustusasiakirjan tiedot

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja käsitellään turvallisuusselvitystietojen tietovarannossa vain silloin, kun ne ovat käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia.

Henkilöturvallisuusselvitysmenettelyn piiriin hakeutuminen

Henkilöturvallisuusselvitysmenettelyn piiriin hakeutumisista tallennetaan seuraavat tiedot:

Asia, asian käsittelyssä suoritetut käsittelyvaiheet, toimenpiteet ja niihin liittyvät asiakirjat sekä näitä kuvaavat metatiedot

• Asian vireille panija
• Asiakirjan saapumis- tai laatimispäivä
• Asian päätöstoimenpiteet ja niihin liittyvät asiakirjat

Yritysturvallisuusselvitykset

Yritysturvallisuusselvityksistä tallennetaan seuraavat tiedot:

• Asian vireille panija
• Selvityksen kohteen nimi ja muut tunnistetiedot
• Yhteystiedot
• Alihankkijaa koskevat tiedot
• Selvitys yritysturvallisuusselvityksen laatimiselle säädettyjen edellytysten täyttämisestä
• Tieto siitä, onko yritysturvallisuusselvityksen avulla tarkoitus osoittaa yrityksen täyttävän määrätty tietoturvallisuuden taso
• Tieto siitä, onko yrityksen tai sen alihankkijana toimivan toimitiloista, tietojärjestelmistä ja muista turvallisuusjärjestelyistä laadittu tietoturvallisuuden arviointilaitoksista annetussa laissa tarkoitetun hyväksytyn arviointilaitoksen laatima arviointi

Arkistotietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus

Arkistotietovarantoa ylläpidetään Suojelupoliisissa käsiteltävänä olleiden asioiden ja asiakirjojen arkistointia varten. 

Tietoaineistot

Arkistotietovaranto koostuu arkistossa säilytettävistä tietoaineistoista ja tietoaineistojen käyttö on pääasiassa tutkimuskäyttöä. Tietoaineistot sisältävät sekä julkista että salassa pidettävää tietoa.

Arkistotietovaranto sisältää tiedot asioista, asioiden käsittelyssä suoritetuista käsittelyvaiheista, toimenpiteistä ja niihin liittyvistä asiakirjoista sekä niitä kuvaavista metatiedoista. Tietoaineistojen hakutekijöinä voi käyttää esimerkiksi diaarinumeroa, asian, asiakirjan tai henkilön nimeä, asiakirjatyyppiä tai vireille panijaa.

3 Tietopyynnön tekeminen

Julkisuusperiaate ja salassapitoperusteet

Julkisuusperiaatteen (Suomen perustuslain (731/1999) 12 §:n 2 mom., julkisuuslain 1 §) mukaan viranomaisen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia, jollei niiden julkisuutta ole lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. 

Viranomaisen asiakirjojen keskeiset salassapitoperusteet on lueteltu julkisuuslain 24 §:ssä. Salassapitoperusteita sisältyy lisäksi erityislainsäädäntöön, kuten lakiin kansainvälisistä tietoturvallisuusvelvoitteista (588/2004). Asiakirjojen julkisuutta voidaan rajoittaa muun muassa valtion turvallisuuden ylläpitämiseen ja ihmisten yksityiselämään liittyvin perustein. Suojelupoliisille on tyypillistä, että sen tietovarannoissa on runsaasti turvallisuusviranomaisten toimintaan liittyviä salassa pidettäviä tietoaineistoja.

Tietopyynnön toimittaminen ja käsittely

Suojelupoliisille osoitetut tietopyynnöt pyydetään toimittamaan kirjaamoon, missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattavaksi organisaatiossa oikealle taholle. Tietopyyntö voi olla vapaamuotoinen, mutta siinä tulee mahdollisimman selkeästi yksilöidä pyydettävät asiakirjat.

Kirjaamon yhteystiedot:

Sähköposti: [email protected]  
Postiosoite: Suojelupoliisi, PL 151, 00121 Helsinki. 

Tietoaineistojen antamisesta päättää Suojelupoliisi.

4 Tietosuoritteiden maksullisuus erityistapauksissa

Sisäministeriön 14.12.2023 antaman asetuksen Suojelupoliisin suoritteiden maksullisuudesta vuonna 2024 (1118/2023) 6 § perusteella Suojelupoliisissa on päätetty (SUPO 1188/01.12.02.05/2023) tietosuoritteiden maksullisuudesta. 

Tiedon esille hakemisesta aiheutuvia kustannuksia vastaava maksu peritään julkisuuslain 34 §:n 2 momentin mukaisesti erityisiä toimenpiteitä vaativan asiakirjapyynnön yhteydessä. Tällainen asiakirjapyyntö kohdistuu julkisuuslain 13 §:n 1 momentissa tarkoitetulla tavalla tietoaineistoon, joka ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen pitämästä asiakirjarekisteristä siinä käytettävän asiakirjaluokittelun tai asiakirjan tunnisteen avulla taikka sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla. Tiedon esille hakemisen maksu voidaan periä myös salassa pidettävien tietojen poistamisesta. Tiedon esille hakemisen maksu lasketaan tuntiveloituksen perusteella.

Tietosuoritteista perittävät maksut:

Kopioiden ja tulosteiden antamisesta perittävä maksu on 0,60 euroa A4-sivulta. Pienin laskutettava erä kopiokuluista on 10 euroa. 

Tiedon esille hakemisen maksu on 40 euroa tunnilta.